Cómo leer una cotización de POS antes de firmar

Averigua sobre qué se calcula el precio del software

El software puede cobrarse por local, por dispositivo o por empleado, y la cotización no siempre lo dice. El plan Plus de Square cuesta US$49 por local. El plan Build Your Own de Toast tiene precio a medida; Toast también anuncia un paquete POS + Payroll para restaurantes nuevos desde US$69 al mes más US$9 por empleado. Toast también aclara que el precio del plan cubre la primera terminal y que los dispositivos adicionales cuestan aparte.

Las aplicaciones adicionales tienen sus propias reglas. En Square Plus, la app de pantalla de cocina cuesta US$30 al mes por dispositivo y la de quiosco US$50 por dispositivo. Anota cuántos locales, cajas, pantallas y empleados tendrás en un año y calcula la cotización con ese tamaño, no con el del primer día.

Pide una tarifa para cada forma de cobro

La tarifa en letra grande suele ser la presencial. Las tarjetas digitadas cuestan más casi en todos lados: Square cobra 3,5% + US$0,15 por ingreso manual frente a 2,6% + US$0,15 en persona en su plan Free, y los paquetes comerciales de Clover cobran 3,5% + US$0,10 por tarjeta digitada. Los pedidos en línea y las facturas suelen tener otra tarifa.

Pide por escrito las tarifas en persona, digitada, en línea y por factura, y cualquier diferencia para American Express. Después pasa por ellas la mezcla real del mes pasado. Si un proveedor no pone la tarifa en papel, como pasa con los precios solo por cotización, la cotización está incompleta.

Aclara si el equipo es tuyo, financiado, arrendado o por suscripción

Estas cuatro opciones se parecen en la línea mensual y funcionan muy distinto. Square publica precios de pago único, como US$299 por Terminal. El paquete Standard de Clover cuesta US$1.899 más US$84,95 al mes, o US$180 al mes durante 36 meses; en tres años son US$4.957,20 frente a US$6.480. Easy Pay de Toast es un arrendamiento de 180 días que se paga reteniendo 0,75% de las ventas diarias con tarjeta una vez en operación.

Para cada dispositivo, pregunta de quién es al final, cuánto cuesta liquidarlo antes y si funciona con el software de otro proveedor. Toast, por ejemplo, dice que su servicio solo funciona en dispositivos aprobados por Toast.

Lee el plazo y la salida

Los plazos varían mucho. La página de precios de Square dice que no hay contratos de permanencia. Las preguntas frecuentes de Clover dicen que las suscripciones de equipo no se pueden cancelar ni reembolsar, aunque se pueden liquidar.

Antes de firmar, busca tres números: el plazo, la penalidad por terminar antes y el monto para liquidar el equipo que sigas pagando. Pregunta también si el acuerdo de procesamiento es un contrato aparte con su propio plazo, porque el software y el procesamiento pueden terminar en fechas distintas.

Busca cargos que aparecen después de empezar

Algunos cargos solo aparecen cuando ya estás vendiendo. Clover publica un cargo de 1,75% por Rapid Deposit, que deposita el dinero de las tarjetas en minutos. Square cobra 1% con un mínimo de US$1 por facturas pagadas con transferencia ACH en su plan Free. Ninguno está oculto, pero ninguno aparece en el precio principal.

Pide la lista completa de cargos, no un resumen. Busca cargos por depósito inmediato, contracargos, mínimos mensuales, PCI, estados de cuenta y cualquier cobro por cajas o usuarios extra. Si un cargo es opcional, decide ahora si lo usarás y súmalo.

Lee las condiciones de la promoción

Los descuentos suelen tener condiciones. El crédito de US$450 de Clover solo aplica a comercios nuevos, exige US$10.000 en ventas con tarjeta en los primeros cuatro ciclos de facturación y requiere un contrato de 3 años. El 60% de descuento en equipo de Toast aplica al primer pedido de un cliente nuevo firmado hasta el 31 de diciembre de 2026. Clover también aclara que socios como los bancos pueden vender el mismo sistema a precios distintos.

Pide que las condiciones de la promoción queden escritas en la cotización. Luego calcula tu costo si no las cumples, porque un crédito al que no calificas no es un ahorro.

Una revisión de una página antes de firmar

Pon cada cotización que compares en esta tabla. Una línea en blanco es una pregunta para el vendedor, no un cero.